Les données à transmettre porteront sur les titulaires de toutes les certifications inscrites aux répertoires RNCP ou RS de France compétences dans un premier temps, qu’elles soient antérieures ou ultérieures au 1er Juillet 2021. La liste exhaustive des données est intégrée à l’arrêté du 21 Mai 2021, indiquant comme données à transmettre :

1. Données relatives à l’identification des titulaires

- Nom de naissance, nom d'usage et prénoms, sexe

- Date et lieu de naissance

- Pays de naissance pour les personnes nées à l'étranger.

2. Données relatives aux certifications obtenues

- Date et initiative de l'inscription à la certification (données facultatives)

- Modalités d'accès à la certification

- Date de l'examen, modalités d'obtention de la certification (admission ou score obtenu) et modalités de passage de l'examen (présentiel, à distance ou mixte)

- Code postal du centre d'examen principal

- Date de délivrance de la certification et, le cas échéant, date de fin de validité

- Si obtention de la certification par score, niveau de langue européen et/ou niveau numérique européen

- Le cas échéant, score ou base de notation

- Type de certification (certification professionnelle enregistrée dans le répertoire national des certifications professionnelles, certification ou habilitation enregistrée dans le répertoire spécifique)

- Le cas échéant, libellé de l'option/mention et de la spécialité liée à la certification

- Le cas échéant, mention obtenue

- Le cas échéant, lien vers la preuve numérique de l'obtention de la certification

- Numéro de la fiche du répertoire national des certifications professionnelles ou du répertoire spécifique.

Les données à transmettre sont également détaillées avec leur description et format attendu au sein du Dictionnaire des données disponible dans la section "Guides" de ce portail. Ces données peuvent être facultatives ou obligatoires, selon les cas suivants :

- Obligatoire : Une donnée "obligatoire" est une donnée qui doit être renseignée obligatoirement, sous peine de bloquer l'envoi et le traitement du fichier. Le certificateur devra créer les conditions nécessaires à la collecte de ces données pour en assurer la transmission par la suite.

- Obligatoire (sauf nill) : Une donnée "obligatoire sauf nill" est une donnée dont la complétion est fortement conseillée, mais qu'un organisme peut laisser vide (en renseignant la valeur "nill") si, par exemple, il ne dispose pas de l'information.

- Facultative : Une donnée "facultative" correspond à une donnée qu'un certificateur pourra fournir s'il en dispose, mais elle n'est pas à renseigner obligatoirement. Sa présence permettra d'améliorer néanmoins le contenu mis à disposition d'un titulaire de Passeport d'orientation, de formation et de compétences.

Dans un premier temps les données à envoyer concerneront les certifications inscrites aux répertoires RNCP/RS délivrées avant ou après le 1er Juillet 2021. Les données de diplômes et titres hors RNCP/RS seront transmises dans un second temps à la Caisse des Dépôts. Il faudra au préalable les identifier et codifier ensemble. La transmission de l’ensemble de ces données est encadrée par le décret n°2019-1049 du 11 octobre 2019.