Depuis le 1er juillet 2021, l’ensemble des organismes certificateurs doivent obligatoirement transmettre à la Caisse des Dépôts les données des titulaires à qui ils ont délivré une certification enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS) de France compétences.
Cette obligation légale concerne l’ensemble des certifications RNCP ou RS délivrées à un titulaire : ce, quelle que soit la nature de la formation suivie (formation initiale ou formation continue), la source de financement de la formation (financement public, privé, fonds propres…), ou la présence ou non de l’organisme certificateur sur Mon Compte Formation.
Seules les données des candidats admis, c’est-à-dire qui ont obtenu leur certification, doivent être communiquées. La transmission de ces informations doit se faire dans les trois mois maximum à compter de la délivrance de la certification à un titulaire, sous peine de sanctions prévues par le décret n° 2019-1490 du 27 décembre 2019.
Pourquoi transmettre ces données ?
Les données transmises permettent d’alimenter le Passeport de compétences, le service numérique développé par la Caisse des Dépôts pour le compte de l'État.
Tous les titulaires d’un CPF de plus de 15 ans peuvent ainsi retrouver sur le Passeport de compétences des données concernant leur parcours de formation initiale ou continue, leurs diplômes, leurs expériences professionnelles, ainsi que les compétences qu’ils ont acquises. L’objectif est de leur permettre de constituer des CV à valeur probante, dont l’authenticité est garantie par la Caisse des Dépôts.
Qui est concerné par la transmission des données ?
L’ensemble des organismes certificateurs sont concernés par cette obligation légale. Un certificateur est un organisme qui détient au moins une certification professionnelle active enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS) de France compétences. Les certifications inactives sont également concernées dès lors qu’elles étaient actives au 1er juillet 2021.
Si un organisme certificateur a délivré des certifications RNCP ou RS actives depuis le 1er juillet 2021, il est concerné par l'obligation légale de transmission des données.
Quelles données doivent être transmises ?
Les données à transmettre concernent l’ensemble des certifications RNCP ou RS délivrées à des titulaires depuis le 1er juillet 2021. Elles sont détaillées dans un dictionnaire des données mis à disposition des certificateurs.
Les données qui concernent des diplômes et des titres ne relevant pas du RNCP ou du RS ne doivent pas être déclarées pour le moment.
De même, les blocs de compétences délivrés à des titulaires (dans le cadre de certifications partielles) ne doivent pas être déclarées pour le moment.
Comment transmettre les données ?
La transmission des données des certificateurs s’effectue via un espace dédié : le Portail des responsables de diplômes et de certifications.
Ce Portail a pour fonction :
- La simplification des démarches des certificateurs : il centralise et standardise le dépôt et la gestion des données des certifications.
- La conformité réglementaire : il permet aux certificateurs de réaliser la transmission des données conformément aux exigences légales en vigueur.
- Le suivi et traçabilité : il facilite pour les certificateurs le suivi des dépôts, des modifications et la consultation des données déposées.
La transmission des données s’effectue en cinq grandes étapes :
- S’inscrire au Portail des responsables de diplômes et de certifications, en prenant contact avec la Caisse des Dépôts via un formulaire en ligne.
- Se connecter au Portail de dépôt des responsables de diplômes et de certifications, en utilisant les identifiants reçus par mail.
- Renseigner les données à déclarer dans un fichier au format XML, en utilisant le « Dictionnaire des données » pour savoir sous quel format les transmettre, et en utilisant le fichier XSD mis à sa disposition pour contrôler la conformité de son fichier.
- Transmettre les données via son espace personnel.
- Corriger les données transmises si elles comportent des erreurs.
Obligations et sanctions
Les certificateurs sont responsables de la qualité des données transmises. La transmission doit se faire dans les trois mois suivant la délivrance de la certification. En cas de non-transmission, France compétences peut appliquer des sanctions (mise en demeure, puis déréférencement des certifications). Pour en savoir plus, consultez notre page FAQ dédiée.
Cadre légal et RGPD
Le projet est régulé par le Code du travail ainsi que par divers décrets et arrêtés. La CNIL a émis un avis favorable, jugeant que l'objectif du projet est légitime et que la collecte des données respecte le RGPD. Pour en savoir plus, consultez notre FAQ dédiée à la réglementation autour du projet.
Aide et accompagnement
Des guides, tutoriels et webinaires sont disponibles pour accompagner les certificateurs dans ce processus. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée.
Une Foire Aux Questions (FAQ) est également mise à votre disposition, via la rubrique « Ressources » du Portail d’information des responsables de diplômes et de certifications.