Si vous disposez d’au moins une certification inscrite au sein des répertoires RNCP ou RS de France compétences active au 1^er juillet 2021, alors vous devez nous transmettre les données des titulaires de vos certifications.

Ce processus d'accrochage passe par plusieurs étapes détaillées dans cette section afin de vous donner une vision globale des actions à mener.

Comment obtenir de l'aide et être accompagné dans le processus d'accrochage ?

Les étapes du processus d'accrochage

Le processus d’accrochage comporte les étapes suivantes :

• Étape n°1 : se faire connaître auprès de la Caisse des Dépôts ;
• Étape n°2 : préparer les données à transmettre par fichier XML ;
• Étape n°3 : s’inscrire et se connecter sur le portail de dépôt des certificateurs ;
• Étape n°4 : transmettre ses données par le système de dépôt de fichier XML sur le portail.
• Étape n°5 : mettre en qualité les données 

• Étape n°1 : se faire connaitre auprès de la Caisse des Dépôts

La première étape consiste à établir un contact initial avec la Caisse des Dépôts afin de débuter votre accompagnement au processus d’accrochage.

Pour cela, vous devez vous faire connaître de nos services via la page de contact disponible sur ce portail (cliquez ici pour accéder au formulaire) en sélectionnant le motif « Je souhaite me faire connaître et procéder à mon accrochage ».

Si vous êtes une branche professionnelle, nous vous invitons à remplir le formulaire de contact présent en bas de cette page et le faire parvenir à accrochage.certificateurs@caissedesdepots.fr

Plusieurs cas de figure existent selon votre situation :

• Situation n°1. Vous êtes un organisme certificateur et vous déposez des données pour vous-même : vous devez renseigner les informations relatives à votre organisme.
• Situation n°2. Vous êtes un organisme certificateur et vous déposez des données pour vous-même mais aussi pour un ou plusieurs autre(s) organisme(s) certificateur(s) : vous devez renseigner les informations relatives à votre propre organisme. De son côté, l’organisme certificateur pour lequel vous déposerez les données devra compléter ce formulaire pour lui-même et vous déclarer en tant que déposant.
• Situation n°3. Vous êtes un organisme certificateur et vous faites appel à un tiers de confiance (dit organisme déposant) pour déposer vos données : vous devez renseigner les informations relatives à votre organisme et déclarer un organisme déposant sur le même formulaire, en indiquant ses informations.
• Situation n°4. Vous êtes uniquement un organisme déposant et vous déposez des données pour un ou plusieurs autre(s) organisme(s) certificateur(s): l’organisme certificateur pour lequel vous déposerez les données doit renseigner les informations relatives à son propre organisme et vous déclarer en tant qu’organisme déposant sur le même formulaire.
• Situation n° 5. Vous êtes uniquement un organisme déposant et souhaitez vous déclarer comme tel, sélectionnez oui à la question "Votre organisme doit-il déposer les données pour un autre organisme certificateur ? 

 

Dès la réception de votre formulaire, la Caisse des Dépôts effectuera l’enregistrement de votre organisme au sein de son système d’information ainsi que la génération de vos identifiants d'inscription au portail de dépôt des certificateurs. Le délai est de 15 jours à 1 mois pour la réception des identifiants.

En attendant la réception de vos identifiants d'inscription, nous vous invitons à prendre connaissance des données à transmettre (voir l'étape n°2).

Comment obtenir de l'aide et être accompagné dans le processus d'accrochage ?

 

• Étape n°2 : préparer les données à transmettre par fichier XML

La seconde étape consiste à prendre connaissance des documents et guides qui vous sont fournis sur cette page (cliquez ici pour accéder aux ressources).

Un webinaire technique en replay est mis à votre disposition pour vous présenter le dictionnaire des données (5min), la réalisation d'un fichier xml (25min), ainsi que le dépôt de ce fichier sur le portail de dépôt des certificateurs ainsi que la lecture des accusés de traitement.

 

Le dictionnaire des données

Le « Dictionnaire des données » vous détaille les données à transmettre. Le certificateur a ainsi la charge de réunir les conditions nécessaires à la bonne récupération de ses données, afin d’en disposer informatiquement pour les transmettre ensuite au SI CPF.

Nous vous conseillons de vous focaliser sur la récupération des données dites « Obligatoires » au sein de ce document. Elles représentent les données minimales pour identifier un passage de certification et son titulaire.

D’autres données sont marquées comme « Obligatoires (sauf nil) ». Cela indique que leur remplissage est conseillé afin de disposer de données complémentaires jugées qualitatives dans le but d’alimenter le futur passeport d’orientation, de formation, et de compétences. Toutefois, si le certificateur ne dispose pas de cette donnée, il pourra renseigner le mot « nil » comme valeur pour signifier l’absence d’une donnée.

Enfin, certaines données sont dites « Facultatives ». Elles permettent, si le certificateur en dispose, d’avoir un affichage de la certification plus détaillé au sein du passeport d’orientation, de formation et de compétences du titulaire. Si le certificateur n’en dispose pas, il pourra supprimer ces champs au sein du fichier XML.

 

 

Les fichiers XML et XSD

Le fichier XML

Depuis septembre 2021, la transmission des données s'effectue en déposant un fichier XML sur un portail dédié aux certificateurs et responsables de diplômes.

Seul le format de fichier XML est pris en charge par la Caisse des Dépôts pour l’envoi des données au SI CPF. Afin de vous accompagner à la préparation de vos fichiers, plusieurs éléments sont à votre disposition dans la section « Guides » du portail d’information à l’adresse suivante : https://certificateurs.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/page-guide

Un dossier à télécharger nommé « Exemple de fichier XML à déposer avec son XSD » contient un modèle de fichier XML à remplir pour transmettre vos données. Ce fichier, contenant des données fictives, est à compléter en remplaçant celles-ci par vos données de certifications.

• Si vous travaillez sous Windows, nous vous invitons à télécharger l’application NOTE PAD ++ pour ouvrir et travailler le fichier XML.
• Si vous travaillez sur MAC, nous vous invitons à utiliser Brackets ou MacroMates.

Un guide d’aide à la construction d'un fichier XML est disponible sur le portail : https://certificateurs.moncompteformation.gouv.fr/page-guide

Un tutoriel d'accompagnement à la construction du fichier XML est également mis à votre disposition : https://certificateurs.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/actualites/mise-en-ligne-dune-video-daccompagnement

Un webinaire technique vous présente l’ensemble de ces éléments techniques. Nous vous invitons à le visionner en cliquant ici.

Le fichier XSD

Le modèle de fichier XML disponible sur le portail d'information est accompagné de son fichier XSD qui permet de contrôler la conformité de la structure de votre fichier XML. Ce fichier vous permet d'accéder à un rapport qui vous fournira le détail des erreurs de la structure de votre fichier (s'il y en a), en vous indiquant le type d'erreur et la ligne concernée par l’erreur. Ce rapport aboutit soit à la mention « OK », soit « KO ».

À noter : Le XSD est accessible en téléchargeant l'exemple de fichier XML sur le portail d’information. Il est alors intégré au dossier ZIP téléchargé et est reconnaissable par le terme "XSD".

À noter : Nous invitons les organismes certificateurs à mener les travaux de réalisation du fichier XML en veillant à user systématiquement du fichier XSD comme outil de contrôle de la qualité du XML. Un fichier XML qui a fait l’objet d’un contrôle XSD et qui fournit un rapport XSD terminant par un « KO » ne doit pas être déposé sur le portail des certificateurs car il serait inexploitable par les services de la Caisse des Dépôts.

Un guide d’aide à l’utilisation du fichier XSD est disponible sur le portail : https://certificateurs.moncompteformation.gouv.fr/page-guide

• Étape n°3 : s’inscrire et se connecter au portail de dépôt des certificateurs

Dès réception de votre formulaire de contact (voir étape n°1), la Caisse des Dépôts procède au traitement de votre demande et à l’enregistrement de votre organisme au sein de son système d’information. Vos identifiants d’inscriptions vous seront alors communiqués par mail et vous permettront de vous inscrire au portail de dépôt des certificateurs.

 

Ces identifiants d’inscription sont composés des éléments suivants :

• Un matricule (= idClient) : il s’agit du matricule permettant d’identifier le certificateur de manière unique au sein du SI CPF (également appelé BCR). Exemple : 12ABC345  
• Un numéro de contrat (= idContrat) : il atteste le rôle de certificateur ou de déposant d’une entité dans la transmission des données au SI CPF. Exemple : MCFCER000123

 

1. Réception de vos identifiants d'inscription

Plusieurs situations sont possibles et dépendent de l’intervention ou non d’un organisme tiers dit organisme de confiance qui est autorisé à déposer les données au nom d’un organisme certificateur.

Nous vous invitons à lire attentivement les cas ci-dessous pour identifier votre situation.
 

Situation n° 1. Vous êtes un organisme certificateur et vous déposez des données pour vous-même.

Vous recevrez :

• Un matricule ;
• Un numéro de contrat.
   

Situation n°2. Vous êtes un organisme certificateur et vous déposez des données pour vous-même mais aussi pour un ou plusieurs autre(s) organisme(s) certificateur(s).

Cette situation nécessite la création de deux comptes :

• Un premier compte pour assurer votre rôle d’organisme certificateur, qui dépose ses propres données ; Cliquez ici pour accéder à ce process d'inscription en tant que certificateur.
• Un second compte pour assurer votre rôle de déposant, qui dépose les données d'un autre organisme. Cliquez ici pour vous inscrire en tant que déposant.

Vous recevrez :

• Un matricule représentant votre organisme certificateur ;
• Un matricule représentant l’organisme pour lequel vous déposez les données ;
• Un numéro de contrat pour votre organisme.

Situation n°3. Vous êtes un organisme certificateur et vous faites appel à un tiers de confiance (dit organisme déposant) pour déposer vos données.

Vous n’êtes pas concerné par la procédure d’inscription sur le portail de dépôt des certificateurs. C’est votre organisme déposant qui s’en chargera.

Pour cela, il recevra :

• Un matricule représentant son organisme déposant ;
• Un matricule représentant votre organisme certificateur pour lequel il déposera les données ;

Situation n°4. Vous êtes uniquement un organisme déposant et vous déposez des données pour un ou plusieurs autre(s) organisme(s).

Vous recevrez :

• Le matricule de votre organisme ;
• Le matricule de l’organisme certificateur (ou d’un des organismes) pour lequel vous devez déposer des données.

Cliquez ici pour vous inscrire au portail de dépôt en tant que déposant.

 

2. Inscription et activation de votre compte sur le portail de dépôt des certificateurs

Au sein du mail contenant vos identifiants d’inscription, vous recevrez un lien vous permettant d’accéder à la page d’inscription au portail de dépôt des certificateurs.

Situation n° 1. Vous êtes un organisme certificateur et vous déposez des données pour vous-même.

Pour activer votre compte, vous serez invité à saisir : 

• Le matricule de votre organisme certificateur ;
• Le numéro de contrat.

Situation n°2. Vous êtes un organisme certificateur et vous déposez des données pour vous-même mais aussi pour un ou plusieurs autre(s) organisme(s) certificateur(s).

Pour activer les deux comptes, vous devrez réaliser le parcours d’inscription sur le portail deux fois :

• Une première fois pour votre compte “certificateur” : en saisissant le matricule de votre organisme et votre numéro de contrat ;
• Une seconde fois pour votre compte “déposant” : en saisissant votre matricule et le matricule de l’organisme (ou d’un des organismes) qui vous délègue la responsabilité du dépôt des données.

Situation n°3. Vous êtes un organisme certificateur et vous faites appel à un tiers de confiance (dit organisme déposant) pour déposer vos données.

Vous n’êtes pas concerné par la procédure d’inscription sur le portail de dépôt des certificateurs. Votre organisme déposant procédera à l’inscription sur le portail et au dépôt des données.

Situation n°4. Vous êtes uniquement un organisme déposant et vous déposez des données pour un ou plusieurs autre(s) organisme(s).

Pour activer votre compte, vous serez invité à saisir :

• Le matricule de votre organisme ;
• Le matricule de l’organisme certificateur (ou d’un des organismes) pour lequel vous devez déposer des données.

 

Une fois le parcours d’inscription et d’activation de votre compte initié, il vous sera demandé de renseigner les informations de l'administrateur du compte au sein de votre entité. Ce titulaire de compte aura le rôle d’administrateur du compte principal de votre organisation. Il aura la possibilité de créer d’autres comptes utilisateurs ou administrateurs pour votre organisme par la suite.

Si vous constatez le message "il existe déjà un compte administrateur rattaché à cet organisme. Veuillez vous rapprocher de l'administrateur suivant "NOM, Prénom". Vous devez contacter cette personne afin qu'elle vous créée un compte.

L'administrateur devra :

• Se connecter sur le portail certificateurs avec son identifiant de connexion

• Ensuite, il faudra accéder au portail certificateurs avec cet identifiant. N'ayant pas de mot de passe, il faudra cliquer sur "mot de passe oublié" pour en générer un.

• Après cette étape, l'administrateur recevra un mot de passe temporaire par mail qui lui permettra de se connecter, et de créer son propre mot de passe.

• Une fois cela fait, il pourra se connecter au portail et aller dans "Administration" en haut à droite de la page puis "Créer un compte" pour vous comme vous pouvez le visualiser sur l'image ci-dessous.

3. Connexion au portail de dépôt des certificateurs 

Une fois le parcours d’inscription finalisé, un identifiant de connexion (comportant 9 caractères) vous sera automatiquement communiqué par mail. Celui-ci sera votre identifiant unique vous permettant de vous connecter au Portail des responsables de diplômes et de certifications.

Une fois votre compte créé et votre fichier XML construit, vous être maintenant en mesure de déposer votre fichier XML sur le portail afin de transmettre vos données de certifications au système d’information du Compte personnel de formation (voir l’étape n°4).

 

• Étape n°4 : transmettre ses données par le système de dépôt de fichier XML sur le portail

Une fois votre compte créé et votre fichier XML complété, vous pouvez déposer le fichier XML sur le portail afin de transmettre vos données de certifications au système d’information du Compte personnel de formation (SI CPF).

L’analyse de votre fichier s’effectue en deux temps :

• Un premier contrôle concerne la structure et la complétion du fichier XML ;
• Un deuxième contrôle, nommé processus de nirisation, concerne l’analyse et l’association des données envoyées à une personne.

Premier contrôle : le contrôle XML

Ce premier contrôle consiste à analyser la structure et la complétion de votre fichier. Une fois votre fichier XML déposé sur le portail, un accusé de réception est systématiquement mis à votre disposition. De plus, un statut directement associé à votre fichier apparait. Il peut avoir le statut « traitement avec erreurs » ou bien « traitement en cours » :

     • Un statut « traitement avec erreurs » signifie que votre fichier comporte des erreurs. Un accusé de traitement est automatiquement généré et fournit une analyse détaillée des anomalies observées dans le fichier XML déposé. Il doit être téléchargé pour vous guider dans la résolution et la correction des problèmes rencontrés dans le fichier. Une fois les correctifs opérés, vous pourrez déposer un nouveau fichier XML.
     • Un statut « traitement en cours » signifie que le fichier a passé le premier contrôle et  ne comporte aucune erreur de structure ou oubli de données. Il est alors transmis automatiquement à nos services et soumis au deuxième contrôle, à savoir le processus de nirisation.

 

Deuxième contrôle : le processus de nirisation

Il s'agit du processus qui vise à transformer les données des titulaires en numéro de sécurité sociale (NIR). Le but de cette nirisation est d'associer les données des titulaires envoyées par les certificateurs à un numéro de sécurité sociale pour ensuite les associer au détenteur de celui-ci. La finalité est de faire apparaître la certification obtenue par le titulaire sur son passeport d'orientation, de formation et de compétences. Il est donc primordial de nous transmettre toutes les données obligatoires (répertoriées dans le dictionnaire de données), de respecter le format attendu et d'envoyer des données de qualité. Sans cela, le matching (l'association) entre les données du titulaire et son numéro de sécurité sociale ne pourra pas s'effectuer.

Comment cela se passe-t-il ?

1. Nous réceptionnons les données des titulaires envoyées par le certificateur au travers d'un fichier XML.
2. Notre système d'information traite ensuite les données réceptionnées pour chaque titulaire afin de les faire matcher (associer) avec des informations détenues dans le SNGI (système national de gestion des identifiants).
    

• Si les données du titulaire envoyées par le certificateur matchent (correspondent) avec les informations d'un titulaire détenues dans le SNGI, alors nous sommes en mesure de reconstituer le NIR du titulaire et donc, de faire apparaître sa certification dans son passeport d'orientation, de formation et de compétences.
  • Le statut de votre fichier passe alors à « Traité avec succès ».
• Si les données du titulaire envoyées par le certificateur ne matchent (correspondent) pas avec les informations d'un titulaire détenues dans le SNGI, alors nous ne serons pas en mesure de reconstituer son numéro de sécurité sociale.
  • Le statut de votre fichier passe alors à « Traité avec erreurs ». Un accusé de traitement est alors mis à votre disposition : Vous trouverez les informations sur les "passages OK" (qui ont été associés à une personne) et les "passages KO" (qui n'ont pas trouvé de personnes correspondantes).

 

Une fois les données d’un passage de certification pour un titulaire envoyées et acceptées, celles-ci sont définitivement sauvegardées dans le système d’information de la Caisse des Dépôts. Vous n’aurez plus à transmettre les données de ce passage de certification.

Pour plus d’informations concernant le processus d’accrochage au SI CPF, vous pouvez consulter le guide général qui vous accompagnera dans ce projet : cliquez ici pour y accéder.

Etape 5 - Mettre en qualité les données

Nous vous invitons à consulter le guide d'accompagnement à la lecture d'un accusé de traitement en cliquant ici.

• Identifier les erreurs du fichier XML dites "faciles / "visibles"

Nous avons remarqué des erreurs récurrentes concernant les données obligatoires des titulaires de certifications pouvant facilement être corrigées:

-Les noms et prénoms du certifié sont inversés ;

-La balise "sexe" semble ne pas correspondre au prénom ; 

-Les prénoms 1 et 2 sont renseignés dans une seule et même balise

-Des tirets sont renseignés alors qu'il n'y en a pas dans l'état civil du titulaire dans le SNGI (Système National de Gestion des Identifiants gérés par la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse) et inversement, il manque des tirets alors qu'il n'y en a pas.

Pour information:

-Les accents ne sont pas discriminants dans l'identification du titulaires => si vous avez renseigné "Lea" dans votre fichier XML et que c'est "Léa" dans le SNGI, l'identification se fera quand même.

-Nouvelle évolution sur la balise "nom de naissance" : les signes de ponctuation (exemple : tirets, apostrophes) et caractères spéciaux ne seront plus discriminants 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le processus d'identification des titulaires, cliquez ici.

• Comment traiter les lignes encore en erreur après vérification ? 

Le meilleur moyen pour récupérer une donnée fiable est de prendre contact avec les titulaires de certifications, leur demandant de transmettre les données conformément à l'état civil du Système National de Gestion des Identifiants gérés par la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse.

Voici nos indications après la réalisation des premières corrections / vérifications par vos soins :

-Contacter dans la mesure du possible les certifiés. Nous vous invitons à conserver les mailings envoyés et reçus. 

-Archiver vos fichiers XML corrigés et conserver vos accusés de traitement pour appuyer/justifier vos différentes actions.

-Sensibiliser les personnes et/ou services ou même vos titulaires à la nécessité de renseigner des données conformes dès l'inscription du certifié. Les services de scolarité/d'inscription doivent actualiser les données de l'état civil des apprenants jusqu'à la détention de la certification et l'émission du parchemin. 

Nous sommes à votre disposition via l'outil d'assistance lors de cette étape de mise en qualité des données. 

Comment obtenir de l'aide et être accompagné dans le processus d'accrochage ?

Pour toute question technique relative au dictionnaire des données, au fichier XML, ou pour toute autre remarque au sujet du projet d'accrochage, une plateforme d’assistance est mise à votre disposition.

Rendez-vous sur la plateforme et renseignez le formulaire d'assistance disponible ici en sélectionnant le motif "Je souhaite créer un compte pour accéder aux services d'assistance des certificateurs". Ce formulaire est très rapide à compléter.

Une fois votre compte créé par nos soins, vous recevrez un mail vous permettant de vous connecter à l'outil de ticketing. Vous pourrez ainsi créer un ticket concernant la problématique que vous rencontrez.

Si vous avez déjà créé votre compte, vous pouvez accéder à l’outil en cliquant ici 

Pensez bien à garder ce lien en favori car il vous sera utile tout au long du projet.  

À noter : Nous vous invitons à être le plus précis possible dans la formulation de votre question ou de votre demande, et de joindre le maximum d’éléments ainsi qu’une copie d’écran de la problématique rencontrée lorsque cela est possible. Votre ticket sera ensuite traité par nos équipes dans les plus brefs délais.