Comment déposer les données des certifiés ?

Pour accéder au portail de dépôt des données de vos certifiés, vous devez vous rendre surz certificateurs.moncompteformation.gouv.fr/espace-prive

Vous pouvez ensuite saisir les informations de connexion qui vous ont été communiquées par mail lors de la création de votre compte. Si vous rencontrez des problèmes lorsque vous renseignez vos identifiants de connexion, consultez notre guide dédié à la gestion des accès.

Une fois connecté, cliquez sur l'onglet "Transmettre des données" en haut à droite de l'écran. Dans cet onglet, vous pouvez transmettre en une seule fois les données de plusieurs certifiés via un fichier XML ou bien transmettre les données d'un seul certifié à la fois. Dans le cas où vous choisissez de déposer en une seule fois plusieurs passages de certification, cliquez sur "Déposer un fichier XML".

Sélectionnez ensuite l'organisme pour lequel vous déposez des données. Deux options s'offrent à vous :

• Effectuer une déclaration en tant qu'organisme certificateur qui dépose ses propres données ;
• Effectuer une déclaration en tant que déposant qui dépose les données d'un autre organisme.

Une fois votre option choisie, vous n'avez plus qu'à déposer le fichier XML grâce au bouton "Déposer un fichier".

A noter : si vous êtes uniquement certificateur, vous n'aurez pas de sélection à faire à cette étape car vous déposerez vos propres données.

Attention : votre fichier doit impérativement être au format XML, sinon un message d'erreur s'affichera.

Si vous avez besoin d'aide pour construire votre fichier XML, consultez notre guide d'accompagnement à la construction d'un fichier XML ou consulter un de nos webinaires également disponible sur le portail d'information. Si le dépôt est réussi, la mention fichier déposé s'affiche pour confirmer la prise en compte de votre fichier.

Attention : le dépôt de votre fichier ne signifie pas qu'il a été traité avec succès, cela signifie juste qu'il a été déposé pour traitement.

Pour connaître le statut de votre fichier rendez-vous sur l'onglet "Consulter les données" et cliquez sur "Consulter les fichiers déposés". Cet onglet vous propose un aperçu de tous les fichiers que vous avez déposés et qui ont été pris en compte par notre système. Quatre scénarios de traitement sont possibles :

• Soit votre fichier est en cours de traitement. Dans ce cas votre fichier est en cours d'analyse, vous devez attendre.
• Soit votre fichier est traité avec succès. Dans ce cas, votre fichier ne contient aucune erreur, les données de vos certifiés ont bien été enregistrées et sont consultables via l'onglet "Consulter les passages de certification".
• Soit votre fichier est traité avec erreur. Dans ce cas, votre fichier a bien été traité par notre système, mais il contient des erreurs sur les données de vos certifiés. Vous devez créer un nouveau fichier XML et y insérer uniquement les passages en erreur que vous avez corrigé, puis le redéposer. Consultez notre guide dédié pour plus d'informations.
• Soit votre fichier est rejeté. Dans ce cas, votre fichier a été rejeté par notre système. Consultez notre guide d'accompagnement à la résolution des erreurs XML pour savoir comment le corriger.

Vous avez vu toutes les étapes pour déposer un fichier XML.

Si vous souhaitez plutôt transmettre individuellement le passage d'un certifié, choisissez "Déclarer un passage de certification" depuis votre onglet "Transmettre des données". Cliquez ensuite sur "Sélectionner". Cette option peut être intéressante, si vous avez peu de passages à déclarer ou si vous avez oublié certains passages quand vous avez déposé votre fichier XML. 

1. Pour commencer, choisissez le type de certification que vous souhaitez déposer parmi la liste suivante : RNCP, RS, MEN et Certifo.
2. Renseignez ensuite le code de la certification choisie, avant de cliquer sur "Etape suivante". Attention à bien choisir le code de la certification pour éviter qu'un message d'erreur ne vous empêche d'avancer à l'étape suivante.
3. A cette étape, vous devez obligatoirement renseigner les champs marqués par un astérisque : l'identifiant unique que vous avez associé au passage de la certification que vous déposez, le score, ainsi que la mention du passage de certification. Si l'une de ces informations est inconnue, vous pouvez cocher le score où la mention de ce passage est inconnue.
4. Saisissez ensuite le moyen d'obtention, les dates d'examen et la modalité de passage de la certification. Si elle a eu lieu en présentiel, précisez le code postal du centre d'examen.
5. Puis saisissez les dates de validité, les modalités d'inscription et le niveau de langue requis pour la certification avant de cliquer sur "Etape suivante".
6. Une fois que vous avez renseigné les champs liés au passage de la certification, renseignez les données liées à l'identité du titulaire. Si vous connaissez l'ID, l'identifiant du dossier de formation CPF du titulaire,saisissez le, ainsi que les informations personnelles requises. En l'absence d'ID du dossier de formation CPF, remplissez manuellement les champs affichés.

Attention : pensez bien à vérifier les informations que vous renseignez, afin que les usagers puissent retrouver leur certification garantie par l'État au sein du Passeport de compétences.

Vous pouvez maintenant cliquer sur enregistrer le passage de certification.

Comment modifier ou supprimer les données déposées ?

Vous avez renseigné les données des titulaires, mais vous avez réalisé qu'il y a une erreur ? Il est possible de la corriger ! Il vous suffit d'aller dans l'onglet "Consulter les données" puis "Consulter les passages de certification".

1. Recherchez votre passage de certification grâce à l'ID technique que vous avez renseigné ou en parcourant la liste des passages de certification affichée. Une fois que vous l'avez retrouvé, il vous suffit de cliquer dessus.
2. Vous retrouverez alors les informations relatives à la certification que vous avez précédemment renseignée. Un bouton "Modifier les données" figure pour vous permettre alors d'effectuer vos ajustements. Attention : vous ne pouvez modifier que les données relatives à la certification. Vous ne pouvez pas modifier les données relatives à l'identité du titulaire.
3. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur "Enregistrer les modifications" pour valider.

Si vous souhaitez complètement supprimer le passage de certification, c'est également possible. En dessous de l'option "Modifier les données", vous retrouverez en rouge "Supprimer la certification". Attention, cette action est irrévocable.

Comment savoir si les fichiers que j'ai déposés contiennent des erreurs ?

Une fois votre fichier XML déposé sur le portail de dépôt des données, rendez-vous sur l'onglet « consulter les données » et cliquez sur « consulter les fichiers déposés » pour connaître le statut de votre fichier.

Vous avez un aperçu de tous les fichiers que vous avez déposés et qui ont été analysés par notre système. Quatre statuts de traitement sont possibles :

• Soit votre fichier est : « En cours de traitement » : dans ce cas, votre fichier est en cours d'analyse, vous devez attendre.
• Soit votre fichier est « Traité avec succès » : dans ce cas, votre fichier ne contient aucune erreur, les données de vos passages de certification ont bien été enregistrées et sont consultables via  l'onglet « Consulter les passages de certification ».
• Soit votre fichier est « Rejeté » : dans ce cas, votre fichier a été rejeté par notre système. Consultez notre guide d'accompagnement à la résolution  des erreurs XML pour savoir comment le corriger, disponible sur notre Portail d'information.
• Soit votre fichier est « Traité avec erreurs » : dans ce cas, certains passages de certification que vous avez déposé contiennent des erreurs et n'ont pas été enregistré par notre système. Vous devez créer un  nouveau fichier XML et y insérer uniquement les passages en erreur que vous avez corrigés, puis le redéposer. C'est le cas que nous allons détailler dans ce tutoriel.

Comment déterminer les passages en erreur (les passages KO) ?

Chaque fichier déposé génère deux types d’accusés :

1. L’accusé de réception : il vous permet d’obtenir un numéro de dossier à transmettre, si vous devez contacter l’assistance.
2. L’accusé de traitement : il vous permet de retrouver l’ensemble des passages de certifications que vous avez déposés, qu’ils soient en erreur ou traités avec succès. Il vous précise également le message d’erreur pour chacun des passages rejetés (passages KO).

Pour analyser votre accusé de traitement, ouvrez-le dans l’application Notepad++. Ensuite, ouvrez également le fichier XML initialement déposé dans un nouvel onglet de Notepad++. Ces deux fichiers vous permettront de comparer et de vérifier les informations entre le fichier déposé et son accusé de traitement. En cas de doute sur le fichier XML associé à l’accusé de traitement, vous pouvez retrouver le nom du fichier dans la balise <nomFichier> de votre accusé de traitement.

Votre accusé de traitement est composé de deux types de messages : les passages OK et les passages KO. 

• Un passage OK signifie que vous n’avez pas effectué d’erreurs en déposant votre passage de certification. Il est donc bien enregistré par notre système et s’affichera dans le Passeport de compétences du titulaire concerné.
• Un passage KO signifie que vous avez effectué au moins une erreur en déposant votre passage de certification. La certification ne sera donc pas affichée dans le Passeport de compétences de son titulaire. 

Repérez les balises <PassagesKO> dans votre accusé de traitement : les messages d’erreurs associés se trouvent entre ces deux balises. Pour savoir à quel titulaire correspondent vos messages d’erreur, repérez la balise <idTechnique>. L’idTechnique est un identifiant unique associé à un certifié pour lequel vous avez déposé des données. C’est à vous de définir l’idTechnique, lors du dépôt de votre fichier XML initial.

Une fois que vous avez repéré l’idTechnique lié à un passage en erreur, vous devez trouver à quel certifié il correspond. Retournez dans votre fichier XML initial et effectuez une recherche « Ctrl+F » pour retrouver le passage concerné, via l’idTechnique. Il est suivi des données liées à votre certifié. Vous pouvez maintenant identifier l’erreur associée au message d’erreur pour la corriger.

Comment comprendre les messages d'erreur de mes passages KO ?

Retrouvez la signification des messages d’erreur dans le guide dédié à la correction des fichiers traités avec erreurs, accessible depuis le portail d’information. Dans cet exemple, vous avez deux passages KO et un passage OK. 

• Votre passage OK appelé « TEST2 » est encadré par deux balises « passagesOK ». Le passage a bien été enregistré, vous n’avez donc aucune action supplémentaire à faire.
• Pour vos deux passages KO « TEST1 » et « TEST3 », ils sont encadrés par deux balises « passagesKO ». Vous devez consulter l’explication de chacun des messages pour pouvoir les résoudre et les redéposer dans un nouveau fichier XML.

Le premier message d’erreur indique que « Le passage certification avec le BCR émetteur 04DRC794 et l’idTechnique partenaire TEST1 existe déjà en base ». Consultez le guide pour avoir l’explication de ce message d’erreur. Pour cet exemple, le guide vous explique que ce message d’erreur apparaît lorsque l’idTechnique indiqué dans votre fichier XML a déjà été utilisé pour un autre de vos passages de certification. Pour rappel : l’idTechnique doit être unique à chaque passage, vous devez donc en renseigner un nouveau. Le guide vous indique que votre erreur se trouve dans la balise <idTechnique>. Pour corriger le passage en erreur, vous devez créer un nouveau fichier XML et y renseigner toutes les informations que vous complétez habituellement. Assurez-vous que les champs idClient et idContrat sont correctement renseignés puis retournez sur le fichier XML initial et repérez la balise <cpf :passageCertifications> correspondant au passage à corriger. Sélectionnez toute la section liée au passage de certification que vous souhaitez corriger et copiez les lignes situées entre cette balise et sa balise de fermeture</cpf :passageCertifications>, puis collez ce passage dans le nouveau fichier XML. Vous pouvez maintenant remplacer l’idTechnique « TEST1 » qui a déjà été utilisé, par un nouvel idTechnique « TEST8CORRIGE », qui n’a’ jamais été utilisé. Une fois que vous avez corrigé votre premier passage en erreur, retournez sur votre accusé de traitement pour identifier s’il reste d’autres passages en erreur.

Pour ce deuxième exemple, le guide vous explique que ce message d’erreur apparaît lorsqu’une erreur est commise sur le nom, le prénom, l’année de naissance ou le sexe de votre certifié. Le guide vous indique que votre erreur se trouve dans les balises « identificationTitulaire ». Regardez dans les lignes correspondantes si vous n’avez pas mal orthographié une donnée ou si vous êtes trompé sur un chiffre, ou encore si vous n’avez pas oublié de renseigner une donnée. Dans cet exemple, on peut voir qu’à la place de DURANT, il est écrit « DRANT ». Vous devez donc renseigner le bon nom de votre certifié dans votre nouveau fichier XML. Pour cela, vous devez cliquer sur la balise <cpf :passageCertification> et copier cette ligne et toutes celles qui suivent jusqu’à la balise </cpf :passageCertification> pour les coller dans le nouveau fichier à la suite de votre précédente correction et remplacer le nom de naissance DRANT par DURANT. Pensez à toujours bien vérifier l’ensemble des informations liées à l’identité du certifié : le nom, le prénom, l’année de naissance, le sexe ou la commune de naissance. Avant de déposer votre nouveau fichier, pensez à vérifier que vous avez bien toutes les balises fermantes également, comme lors de votre premier dépôt.

Une fois votre fichier XML corrigé, déposez-le en suivant les mêmes indications que pour le dépôt initial. Votre fichier sera alors traité avec succès. Vous pouvez alors retrouver les certifications enregistrées par notre système dans l’onglet « consulter les données » puis « passages de certification ». Si vous n’arrivez toujours pas à déposer votre fichier, vous pouvez nous contacter grâce à l’outil d’assistance mis à votre disposition sur le portail d’information des responsables de diplômes et certifications. Vous devrez nous contacter en utilisant le numéro de dossier de votre fichier en erreur, que vous pouvez retrouver dans l’accusé de réception du fichier.