Comment savoir si les fichiers que j'ai déposés contiennent des erreurs ?
Une fois votre fichier XML déposé sur le portail de dépôt des données, rendez-vous sur l'onglet « consulter les données » et cliquez sur « consulter les fichiers déposés » pour connaître le statut de votre fichier.
Vous avez un aperçu de tous les fichiers que vous avez déposés et qui ont été analysés par notre système. Quatre statuts de traitement sont possibles :
Soit votre fichier est : « En cours de traitement » : dans ce cas, votre fichier est en cours d'analyse, vous devez attendre.
Soit votre fichier est « Traité avec succès » : dans ce cas, votre fichier ne contient aucune erreur, les données de vos passages de certification ont bien été enregistrées et sont consultables via l'onglet « Consulter les passages de certification ».
Soit votre fichier est « Rejeté » : dans ce cas, votre fichier a été rejeté par notre système. Consultez notre guide d'accompagnement à la résolution des erreurs XML pour savoir comment le corriger, disponible sur notre Portail d'information.
Soit votre fichier est « Traité avec erreurs » : dans ce cas, certains passages de certification que vous avez déposés contiennent des erreurs et n'ont pas été enregistrés par notre système.
Vous devez créer un nouveau fichier XML et y insérer uniquement les passages en erreur que vous avez corrigés, puis le redéposer.
C'est le cas que nous allons détailler dans ce tutoriel. Chaque fichier déposé génère deux types d’accusés :
Comment déterminer les passages en erreur (les passages KO) ?
1 - L’accusé de réception : il vous permet d’obtenir un numéro de dossier à transmettre, si vous devez contacter l’assistance.
2 - L’accusé de traitement : il vous permet de retrouver l’ensemble des passages de certifications que vous avez déposés, qu’ils soient en erreur ou traités avec succès.
Il vous précise également le message d’erreur pour chacun des passages rejetés (passages KO).
Pour analyser votre accusé de traitement, ouvrez-le dans l’application Notepad++. Ensuite, ouvrez également le fichier XML initialement déposé dans un nouvel onglet de Notepad++.
Ces deux fichiers vous permettront de comparer et de vérifier les informations entre le fichier déposé et son accusé de traitement.
En cas de doute sur le fichier XML associé à l’accusé de traitement, vous pouvez retrouver le nom du fichier dans la balise de votre accusé de traitement.
Votre accusé de traitement est composé de deux types de messages : les passages OK et les passages KO.
Un passage OK signifie que vous n’avez pas effectué d’erreurs en déposant votre passage de certification.
Il est donc bien enregistré par notre système et s’affichera dans le Passeport de compétences du titulaire concerné.
Un passage KO signifie que vous avez effectué au moins une erreur en déposant votre passage de certification. La certification ne sera donc pas affichée dans le Passeport de compétences de son titulaire.
Repérez les balises dans votre accusé de traitement : les messages d’erreurs associés se trouvent entre ces deux balises.
Pour savoir à quel titulaire correspondent vos messages d’erreur, repérez la balise .
L’idTechnique est un identifiant unique associé à un certifié pour lequel vous avez déposé des données. C’est à vous de définir l’idTechnique, lors du dépôt de votre fichier XML initial.
Une fois que vous avez repéré l’idTechnique lié à un passage en erreur, vous devez trouver à quel certifié il correspond.
Retournez dans votre fichier XML initial et effectuez une recherche « Ctrl+F » pour retrouver le passage concerné, via l’idTechnique.
Il est suivi des données liées à votre certifié. Vous pouvez maintenant identifier l’erreur associée au message d’erreur pour la corriger.
Comment comprendre les messages d'erreur de mes passages KO ?
Retrouvez la signification des messages d’erreur dans le guide dédié à la correction des fichiers traités avec erreurs, accessible depuis le portail d’information.
Dans cet exemple, vous avez deux passages KO et un passage OK. Votre passage OK appelé « TEST2 » est encadré par deux balises « passagesOK ».
Le passage a bien été enregistré, vous n’avez donc aucune action supplémentaire à faire.
Pour vos deux passages KO « TEST1 » et « TEST3 », ils sont encadrés par deux balises « passagesKO ».
Vous devez consulter l’explication de chacun des messages pour pouvoir les résoudre et les redéposer dans un nouveau fichier XML.
Le premier message d’erreur indique que « Le passage certification avec le BCR émetteur 04DRC794 et l’idTechnique partenaire TEST1 existe déjà en base ».
Consultez le guide pour avoir l’explication de ce message d’erreur.
Pour cet exemple, le guide vous explique que ce message d’erreur apparaît lorsque l’idTechnique indiqué dans votre fichier XML a déjà été utilisé pour un autre de vos passages de certification.
Pour rappel : l’idTechnique doit être unique à chaque passage, vous devez donc en renseigner un nouveau. Le guide vous indique que votre erreur se trouve dans la balise .
Pour corriger le passage en erreur, vous devez créer un nouveau fichier XML et y renseigner toutes les informations que vous complétez habituellement.
Assurez-vous que les champs idClient et idContrat sont correctement renseignés puis retournez sur le fichier XML initial et repérez la balise correspondant au passage à corriger.
Sélectionnez toute la section liée au passage de certification que vous souhaitez corriger et copiez les lignes situées entre cette balise et sa balise de fermeture, puis collez ce passage dans le nouveau fichier XML.
Vous pouvez maintenant remplacer l’idTechnique « TEST1 » qui a déjà été utilisé, par un nouvel idTechnique « TEST8CORRIGE », qui n’a jamais été utilisé.
Une fois que vous avez corrigé votre premier passage en erreur, retournez sur votre accusé de traitement pour identifier s’il reste d’autres passages en erreur.
Pour ce deuxième exemple, le guide vous explique que ce message d’erreur apparaît lorsqu’une erreur est commise sur le nom, le prénom, l’année de naissance ou le sexe de votre certifié.
Le guide vous indique que votre erreur se trouve dans les balises « identificationTitulaire ».
Regardez dans les lignes correspondantes si vous n’avez pas mal orthographié une donnée ou si vous êtes trompé sur un chiffre, ou encore si vous n’avez pas oublié de renseigner une donnée.
Dans cet exemple, on peut voir qu’à la place de DURANT, il est écrit « DRANT ». Vous devez donc renseigner le bon nom de votre certifié dans votre nouveau fichier XML.
Pour cela, vous devez cliquer sur la balise et copier cette ligne et toutes celles qui suivent jusqu’à la balise pour les coller dans le nouveau fichier à la suite de votre précédente correction et remplacer le nom de naissance DRANT par DURANT.
Pensez à toujours bien vérifier l’ensemble des informations liées à l’identité du certifié : le nom, le prénom, l’année de naissance, le sexe ou la commune de naissance.
Avant de déposer votre nouveau fichier, pensez à vérifier que vous avez bien toutes les balises fermantes également, comme lors de votre premier dépôt.
Une fois votre fichier XML corrigé, déposez-le en suivant les mêmes indications que pour le dépôt initial. Votre fichier sera alors traité avec succès.
Vous pouvez alors retrouver les certifications enregistrées par notre système dans l’onglet « consulter les données » puis « passages de certification ».
Si vous n’arrivez toujours pas à déposer votre fichier, vous pouvez nous contacter grâce à l’outil d’assistance mis à votre disposition sur le portail d’information des responsables de diplômes et certifications.
Vous devrez nous contacter en utilisant le numéro de dossier de votre fichier en erreur, que vous pouvez retrouver dans l’accusé de réception du fichier.
