Comment déposer les données des certifiés ?
Pour accéder au portail de dépôt des données de vos certifiés, vous devez vous rendre sur le site indiqué.
Vous pouvez ensuite saisir les informations de connexion qui vous ont été communiquées par mail lors de la création de votre compte.
Si vous rencontrez des problèmes lorsque vous renseignez vos identifiants de connexion, consultez notre guide dédié à la gestion des accès.
Une fois connecté, cliquez sur l'onglet « Transmettre des données » en haut à droite de l'écran.
Dans cet onglet, vous pouvez transmettre en une seule fois les données de plusieurs certifiés via un fichier XML ou bien transmettre les données d'un seul certifié à la fois.
Dans le cas où vous choisissez de déposer en une seule fois plusieurs passages de certification, cliquez sur « Déposer un fichier XML ».
Déposer les données via un fichier XML
Sélectionnez ensuite l'organisme pour lequel vous déposez des données. Deux options s’offrent à vous :
- Effectuer une déclaration en tant qu’organisme certificateur qui dépose ses propres données ;
- Effectuer une déclaration en tant que déposant qui dépose les données d’un autre organisme.
Une fois votre option choisie, vous n’avez plus qu’à déposer le fichier XML grâce au bouton « Déposer un fichier ».
À noter : si vous êtes uniquement certificateur, vous n’aurez pas de sélection à faire à cette étape car vous déposerez vos propres données.
Attention : votre fichier doit impérativement être au format XML, sinon un message d’erreur s’affichera.
Si vous avez besoin d’aide pour construire votre fichier XML, consultez notre guide d’accompagnement à la construction d’un fichier XML ou consulter un de nos webinaires également disponible sur le portail d’information.
Si le dépôt est réussi, la mention « fichier déposé » s'affiche pour confirmer la prise en compte de votre fichier.
Attention : le dépôt de votre fichier ne signifie pas qu’il a été traité avec succès, cela signifie juste qu’il a été déposé pour traitement.
Pour connaître le statut de votre fichier, rendez-vous sur l’onglet « Consulter les données » et cliquez sur « Consulter les fichiers déposés ».
Connaître le statut de traitement de mes fichiers
Cet onglet vous propose un aperçu de tous les fichiers que vous avez déposés et qui ont été pris en compte par notre système.
Quatre scénarios de traitement sont possibles :
- Votre fichier est en cours de traitement. Dans ce cas, votre fichier est en cours d’analyse, vous devez attendre.
- Votre fichier est traité avec succès.
Dans ce cas, votre fichier ne contient aucune erreur, les données de vos certifiés ont bien été enregistrées et sont consultables via l’onglet « Consulter les passages de certification ». - Votre fichier est traité avec erreur.
Dans ce cas, votre fichier a bien été traité par notre système, mais il contient des erreurs sur les données de vos certifiés.
Vous devez créer un nouveau fichier XML et y insérer uniquement les passages en erreur que vous avez corrigés, puis le redéposer. Consultez notre guide dédié pour plus d'informations. - Votre fichier est rejeté.
Dans ce cas, votre fichier a été rejeté par notre système. Consultez notre guide d’accompagnement à la résolution des erreurs XML pour savoir comment le corriger.
Vous avez vu toutes les étapes pour déposer un fichier XML.
Si vous souhaitez plutôt transmettre individuellement le passage d’un certifié, choisissez « Déclarer un passage de certification » depuis votre onglet « Transmettre des données ».
Déposer des données de manière unitaire directement en ligne
Cliquez ensuite sur « Sélectionner ».
Cette option peut être intéressante si vous avez peu de passages à déclarer ou si vous avez oublié certains passages lorsque vous avez déposé votre fichier XML.
Pour commencer, choisissez le type de certification que vous souhaitez déposer parmi la liste suivante : RNCP, RS, MEN et Certifo.
Renseignez ensuite le code de la certification choisie, avant de cliquer sur « Étape suivante ».
Attention à bien choisir le code de la certification pour éviter qu’un message d’erreur ne vous empêche d’avancer à l’étape suivante.
À cette étape, vous devez obligatoirement renseigner les champs marqués par un astérisque :
- l’identifiant unique que vous avez associé au passage de la certification que vous déposez,
- le score,
- ainsi que la mention du passage de certification.
Si l’une de ces informations est inconnue, vous pouvez cocher que le score ou la mention de ce passage est inconnue.
Saisissez ensuite le moyen d’obtention, les dates d’examen et la modalité de passage de la certification.
Si elle a eu lieu en présentiel, précisez le code postal du centre d'examen.
Puis saisissez les dates de validité, les modalités d’inscription et le niveau de langue requis pour la certification avant de cliquer sur « Étape suivante ».
Une fois que vous avez renseigné les champs liés au passage de la certification, renseignez les données liées à l’identité du titulaire.
Si vous connaissez l’ID, l’identifiant du dossier de formation CPF du titulaire, saisissez‑le, ainsi que les informations personnelles requises.
En l’absence d’ID du dossier de formation CPF, remplissez manuellement les champs affichés.
Attention : pensez bien à vérifier les informations que vous renseignez, afin que les usagers puissent retrouver leur certification garantie par l’État au sein du Passeport de compétences.
Vous pouvez maintenant cliquer sur « Enregistrer le passage de certification ».
Comment modifier ou supprimer les données déposées ?
Vous avez renseigné les données des titulaires, mais vous avez réalisé qu’il y a une erreur ? Il est possible de la corriger !
Il vous suffit d’aller dans l’onglet « Consulter les données », puis « Consulter les passages de certification ».
Recherchez votre passage de certification grâce à l'ID technique que vous avez renseigné ou en parcourant la liste des passages de certification affichée.
Une fois que vous l’avez retrouvé, il vous suffit de cliquer dessus. Vous retrouverez alors les informations relatives à la certification que vous avez précédemment renseignée.
Un bouton « Modifier les données » figure pour vous permettre alors d’effectuer vos ajustements.
Attention : vous ne pouvez modifier que les données relatives à la certification. Vous ne pouvez pas modifier les données relatives à l’identité du titulaire.
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur « Enregistrer les modifications » pour valider.
Si vous souhaitez complètement supprimer le passage de certification, c’est également possible.
En dessous de l’option « Modifier les données », vous retrouverez en rouge « Supprimer la certification ».
Attention, cette action est irrévocable.
